Ajankohtaista arkistotoimessa
Kaustisen kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kunnanhallitus hyväksyi 4.9.2023 Kaustisen kunnan uuden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen.
Toimintaohjeen uudistaminen tuli ajankohtaiseksi, koska aiempi toimintaohje oli hyväksytty ennen sähköiseen arkistointiin siirtymistä, eikä se sisältänyt ohjeistusta sähköisestä arkistoinnista.
Toimintaohjeella ohjataan kunnan asiakirjahallintoa ja arkistotointa ts. kunnan tiedonhallintaa.
Lisätietoja saa hallintosihteeriltä.
Kirjaamo ja arkisto
Kaustisen kunnan arkisto
Kaustisen kunnan keskusarkisto on kunnanvirastossa, osoitteessa Kappelintie 13.
Arkistotoimen organisointi
Arkistotoimea ohjaa arkistolaki ja -asetus, Kansallisarkiston antamat määräykset ja ohjeet sekä Maakunta-arkiston ja Kuntaliiton antamat ohjeistukset sekä joukko muita lakeja ja määräyksiä. Ohjeita voivat antaa myös ministeriöt sekä Euroopan unioni. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallitus määrää sen viranhaltijan, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kaustisen kunnassa tämä tehtävä kuuluu hallintosihteerin virkatehtäviin.
Arkistotoimen hoitaminen ja tehtävät
Kunnan arkistoon kuuluvat kaikki kunnan tehtävien johdosta kunnalle saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat, äänitteet, valokuvat, videot, kartat jne. riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä keskusarkistossa tai eri työ- ja toimintapisteissä. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.
Arkistotoimen on tuettava arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettava asianmukaisesti huomioon ja yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettava ja asiakirjojen on palveltava tutkimuksen tiedon lähteinä.
Kunnan keskusarkisto
Keskusarkisto toimii kunnan hallintokuntien keskusarkistona ja sisältää myös lakkautettujen hallintokuntien arkistot. Arkistotointa hoitavat kunnan keskusarkistonhoitajan lisäksi jokaiselle hallintokunnalle määrätyt arkistovastuuhenkilöt. Kaustisen kunnan keskusarkistossa olevat vanhimmat asiakirjat ovat kunnallislautakunnan pöytäkirjoja 1800-luvun lopulta.
Ajankohtaista Kaustisen kunnan asiakirjahallinnassa ja arkistotoimessa
Vuoden 2022 alusta otimme käyttöömme täysin uudistetun asiahallintaohjelman. Siihen liittyen teimme tiedonohjaussuunnitelman, jossa mm. määritellään kaikkien asioiden ja asiakirjojen säilytysajat.
Vuoden 2022 aikana käynnistimme sähköisen arkiston käyttöönottoprojektin ja sähköisen arkiston otimme käyttöömme vuoden 2023 alusta.
Asiakirjajulkisuuskuvaus (tiedonhallintalaki 28 §)
Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Kaustisen kunnan on julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Jokaisella on julkisuuslain (621/1999) mukainen oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta, ja asiakirjajulkisuuskuvaus helpottaa kuntalaisia asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.
Tästä asiakirjajulkisuuskuvauksesta selviää, millaisia tietovarantoja kunnalla on ja mitä tietoja kunta palvelujaan ja viranomaistehtäväänsä toteuttaessaan kerää.
Kunnan palvelujen tuottamisessa ja viranomaistoiminnassa tarpeelliset tiedot vaihtelevat palvelujen ja viranomaistehtävien muuttuessa. Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.
Tietovarannot ja rekisterit
Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.
Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarantoja ovat esimerkiksi vireillä olevista tai jo ratkaistuista hallintoasioista pidettävä asianhallintarekisteri eli diaari, taloushallinnon tietojärjestelmä kirjanpitovelvollisen ja työnantajan velvollisuuksien toteuttamiseksi tai kiinteistötietoja tai oppilastietoja sisältävät rekisterit. Kaustisen kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja.
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.
Looginen tietovaranto eli rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä.
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa asiakirjojen järjestämisestä ja tallentamista niiden säilyttämiseksi ja käyttämiseksi. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa, arkistoa. Kunnan keskusarkisto sijaitsee kunnantalolla. Kaustisen kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Pyrimme lisäämään sähköisiä palveluja ja toimintojamme.
Kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyä, säilyttämisestä, arkistointia ja hävittämisestä ohjaavat useat lait. Tärkeimpiä oikeudellisia ohjeita ovat kuntalaki, hallintolaki, julkisuuslaki, tiedonhallintalaki ja arkistolaki.
Kaustisen kunnan tietovarannot
Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea
Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta, asianumeroa (diaarinumeroa) tai asian aihetta, otsikkoa tai asiaan liittyviä avainsanoja.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Avustamme tarvittaessa tietopyynnön tekijää tietopyynnön yksilöimisessä. Tietopyyntöä valmistellessa on aina mahdollista olla ensin puhelimitse yhteydessä kuntaan. Tietopyynnön yksilöinnissä saat apua toimialoiltamme, joiden yhteystiedot löydät kotisivuiltamme. Yksilöity ja oikein rajattu tietopyyntö kohdistuu parhaiten asiakkaan pyytämään tietoon, nopeuttaa sen etsintää ja luovuttamista tietoa pyytäneelle.
Tiedot voidaan luovuttaa paperisina, sähköisinä tai antamalla ne pyytäjän katsottaviksi kunnan tiloissa. Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi taikka lähetetään sähköpostin välityksellä. Maksu kuitenkin voidaan periä silloin, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia.
Myös asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu. Kotisivuilla kerrotaan myös valokopioiden ja tulosteiden hinnasto.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Tiedon antamisesta päättävä viranhaltija
Kaustisen kunnan hallintosäännön 30 §:n mukaan toimielimen asiakirjan julkisuudesta päättää toimielimen pöytäkirjanpitäjä. Muiden tietojen antamisesta päättää toimialajohtaja.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus. Asiakirjan julkisuudesta ja salassa pitämisestä määrää laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, julkisuuslaki. Viranomainen soveltaa asiakirjan julkisuudesta päättäessään tätä lakia.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.
Viranomaisella ei ole tietopyynnön johdosta velvollisuutta laatia tai muodostaa uusia asiakirjoja. Viranomainen voi harkintansa mukaan näin tehdä ja periä siitä hinnastonsa mukaisen hinnan.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Tietopyynnön vireille pano
Tietopyynnöt toimitaan kuntaan täyttämällä lomake
Tietopalvelu
Arkiston tietopalvelu palvelee kunnan henkilökuntaa ja luottamushenkilöitä, tutkijoita (historiantutkijat, koululaiset, opiskelijat, sukututkijat jne.), yhdistyksiä ja yksityisiä ihmisiä. Normaaliin virkatoimintaan kuuluva tietopalvelu on maksutonta. Laajemmat tietopalvelutehtävät on hinnoiteltu tuntitaksan mukaisesti kunnanhallituksen hyväksymässä taksassa, joka on luettavissa myös toisaalla kotisivuillamme.
Asiakirjoja pyydettäessä pyydämme huomioimaan, että normaali asiakirjojen toimitusaika vaihtelee viikosta kahteen viikkoon, jopa kauemmin, mikäli on kyseessä asiakirja tai asiakirja-aineisto, jota ei ole saatavissa sähköisenä tai joka koostuu useista eri asiakirjoista.
Vanhimmat yksittäiset asiakirjat oat 1800-luvun lopulta, mutta esim. 1900-luvun alusta 1900-luvun puoliväliin asiakirjoja on säilynyt vain hyvin vähän.
Kotiseutuarkisto
Kotiseutuarkisto on kunnan sivistystoimen alainen arkisto, joka sijaitsee Kansantaiteenkeskuksen tiloissa, osoitteessa Jyväskyläntie 3. Kotiseutuarkisto sisältää lähinnä yhdistysten ja joidenkin yksityisten henkilöiden arkistomateriaalia. Asiakirjat ovat pääsääntöisesti jokaisen tutkittavissa, ellei luovuttaja ole asettanut erityisehtoja (esim. salassa pidettäviä määrättyyn päivämäärään saakka tai niitä saa tutkia vain hänen erikseen antamansa luvan perusteella.)
Kotiseutuarkisto on kokonaisuudessaan järjestetty ja luetteloitu. Uutta materiaalia voidaan ottaa vastaan, mutta henkilöstöresurssien vähäisyyden vuoksi vain asianmukaisesti valmiiksi järjestettynä ja luetteloituna.
Kirjaamo
Kaustisen kunnan kirjaamon sähköpostiosoite on kaustisen.kunta(at)kaustinen.fi
Vireille tulevat asiat tulee lähettää joko siihen tai Kaustisen kunnan postiosoitteella, ei yksittäisten työntekijöiden sähköposteihin.
Kirjaaminen kuitenkin on hajautettu, ts. jokainen hallintokunta huolehtii omalta osaltaan kirjaamisesta yhteiseen asiahallintaohjelmaan.
Lisätietoja saa hallintosihteeriltä.
