Kaustisen kunnan arkisto

Kaustisen kunnan keskusarkisto sijaitsee kunnanvirastossa, osoitteessa Kappelintie 13.

Arkistotoimen organisointi

Arkistotoimea ohjaa arkistolaki ja -asetus, Kansallisarkiston antamat määräykset ja ohjeet sekä Maakunta-arkiston ja Kuntaliiton antamat ohjeistukset. Ohjeita voivat antaa myös ministeriöt sekä Euroopan unioni.  Lisäksi Kaustisen kuntaan on vastikään laadittu uusi kunnanhallituksen hyväksymä Kaustisen kunnan arkistoimen toimintaohje. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle.

Kunnanhallitus määrää sen viranhaltijan tai toimihenkilön, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kaustisen kunnassa tämä tehtävä kuuluu hallinto- ja kehittämispalveluiden toimistosihteerin virkatehtäviin.

Arkistotoimen hoitaminen ja tehtävät

Kunnan arkistoon kuuluvat kaikki kunnan tehtävien johdosta kunnalle saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat, äänitteet, valokuvat, videot, kartat jne. riippumatta siitä säilytetäänkö niitä keskusarkistossa tai eri työ- ja toimintapisteissä. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.


Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotoimen on tuettava arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettava asianmukaisesti huomioon ja yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettava ja asiakirjojen on palveltava tutkimuksen tiedon lähteinä.

Kunnan keskusarkisto

Keskusarkisto toimii kunnan hallintokuntien keskusarkistona ja sisältää myös lakkautettujen hallintokuntien arkistot. Arkistotointa hoitavat kunnan keskusarkistonhoitajan lisäksi jokaiselle hallintokunnalle määrätyt arkistovastuuhenkilöt. Kaustisen kunnan keskusarkistossa olevat vanhimmat asiakirjat ovat kunnallislautakunnan pöytäkirjoja 1800-luvun lopulta.

Asiakirjojen julkisuus

Kunnan viranomaisten asiakirjat ovat periaatteessa julkisia ja kuka tahansa saa näitä asiakirjoja tutkittavakseen arkiston toimitiloissa. Tämä ei koske lainsäädäntöjen perusteella ns. ei julkisia ja salaisia asiakirjoja. Asiakirjoja ei lainata kunnanvirastosta, mutta julkisista asiakirjoista saa halutessaan saada jäljennöksen maksamalla kopiointimaksun.

Tietopalvelu

Arkiston tietopalvelu palvelee kunnan henkilökuntaa ja luottamushenkilöitä, tutkijoita (historiantutkijat, koululaiset, opiskelijat, sukututkijat jne.), yhdistyksiä ja yksityisiä ihmisiä. Normaaliin virkatoimintaan kuuluva tietopalvelu on maksutonta. Laajemmat tietopalvelutehtävät on hinnoiteltu tuntitaksan mukaisesti kunnanhallituksen hyväksymässä taksassa, joka on luettavissa myös toisaalla kotisivuillamme. Asiakirjoja pyydettäessä, pyydämme huomioimaan, että normaali asiakirjojen toimitusaika vaihtelee viikosta kahteen viikkoon, jopa kauemmin, mikäli on kyseessä asiakirja tai asiakirja-aineisto, jota ei ole saatavissa sähköisenä tai joka koostuu useista eri asiakirjoista.

Kotiseutuarkisto

Kotiseutuarkisto on kunnan sivistystoimen alainen arkisto, joka sijaitsee Kansantaiteenkeskuksen tiloissa, osoitteessa Jyväskyläntie 3. Kotiseutuarkisto sisältää lähinnä yhdistysten ja joidenkin yksityisten henkilöiden arkistomateriaalia. Asiakirjat ovat pääsääntöisesti jokaisen tutkittavissa, ellei luovuttaja ole asettanut erityisehtoja (esim. salassa pidettäviä määrättyyn päivämäärään saakka tai niitä saa tutkia vain hänen erikseen antamansa luvan perusteella.


Kotiseutuarkisto on kokonaisuudessaan järjestetty ja luetteloitu. Uutta materiaalia voidaan ottaa vastaan, mutta henkilöstöresurssien vähäisyyden vuoksi vain asianmukaisesti valmiiksi järjestettynä ja luetteloituna.

Ajankohtaista kunnan arkistotoimessa

Kaustisen kunnanvaltuusto asetti 30.3.2006 hyväksymässään vuosien 2006 – 2009 linja-asiakirjassa yhdeksi toimenpiteeksi Kaustisen kunnan siirtymisen kokonaisuudessaan tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostukseen. Tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostukseen siirtyminen oli iso haaste; arkistosuunnitelmien tekeminen tehtäväprosesseineen oli vaativaa, mutta samalla myös hyvin antoisaa ja opimme valtavasti toisiltamme. Samalla tuli läpikäytyä työtehtävät ja -prosessit ja kyseenalaistettuakin asioita ja kehitettyä toimintatapoja.


Arkistonmuodostussuunnitelmamme hyväksyttiin kunnanhallituksessa ja siirryimme tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostukseen 1.1.2008 alkaen jokaisessa hallintokunnassa. Työ jatkuu ja tehtävää riittää siirtäessämme suunnitelmiamme käytäntöön.

Tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostukseen siirtyminen oli mielestäni kuitenkin hyvin onnistunut ja antoisa prosessi.
Kysy rohkeasti lisää, minä sekä muiden hallintokuntien arkistovastuuhenkilöt palvelemme mielellämme.

Annika Rauma
keskusarkistonhoitaja